Vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der Forschungszulage
Viele Unternehmen verschenken Förderpotenzial, weil Details im Prozess übersehen werden. Hier sind die häufigsten Fehler – und worauf Sie achten sollten, um sie zu vermeiden.
L. Mentes | Business Development at Venderion GmbH
1. Fehler vor der Beantragung – falsche Einschätzung der Ausgangslage
Viele Unternehmen scheitern nicht an der Beantragung selbst, sondern bereits an der Vorbereitung.
In dieser Phase geht es darum, richtig einzuschätzen, ob, womit und in welchem Umfang eine Forschungszulage überhaupt sinnvoll ist.
Typische Fehler in dieser Phase:
- Falsche Selbsteinschätzung: „Wir sind wahrscheinlich nicht förderfähig“ → Viele Unternehmen unterschätzen ihre Innovationskraft und lassen so Förderchancen ungenutzt.
- Unvollständige Projektübersicht: Potenziell förderfähige Projekte werden im Vorfeld nicht erfasst → Wertvolles Potenzial geht verloren.
- Kern der Forschungszulage missverstanden: Gefördert wird nicht das fertige Produkt, sondern der Entwicklungsweg und die damit verbundenen technologischen Unsicherheiten.
→ Auch wenn ein Projekt oder Entwicklungsarbeiten nicht zum gewünschten Ergebnis führen, kann die Forschungszulage beantragt werden – eine Erfolgspflicht gibt es nämlich nicht.
- Nicht geprüft, ob das Unternehmen als „in Schwierigkeiten“ gilt: Diese formale Voraussetzung entscheidet über Förderfähigkeit – wird sie übersehen, kann der Antrag umsonst geschrieben und eingereicht werden.
→ Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten sind meist nicht förderfähig. Prüfen Sie dies im Vorfeld – sonst fließt viel Arbeit in den Antrag, nur um später beim Finanzamt abgelehnt zu werden.
- Projektvolumen als zu gering oder falsch eingeschätzt: Kleine Projekte können förderfähig sein und sich insbesondere durch die Erweiterungen der Forschungszulage für KMUs finanziell lohnen.
- Fehlende Ressourcen: Oft heißt es: „Wir haben keine Kapazität dafür.“ – Dabei können spezialisierte Berater oder externe Partner diese Lücke effizient schließen.
- Bias bei der Projektauswahl: Teams fokussieren sich auf offensichtliche Innovationen, die Buzzwords enthalten, wie KI, während weniger sichtbare, aber technisch anspruchsvolle Projekte übersehen werden – und damit Förderpotential verloren geht.
- Doppelförderung übersehen: Es wird nicht klar abgegrenzt, ob für das gleiche Projekt bereits andere Förderprogramme (z. B. ZIM, EFRE, Horizon Europe, EIC Accelerator) genutzt werden. → Das kann später zu Problemen bei der steuerlichen Prüfung führen, da eine Doppelförderung ausgeschlossen ist.
Unser Tipp: Ein strukturierter Fördercheck/ Projektcheck vor der Beantragung spart Zeit, vermeidet Fehlinvestitionen – und zeigt, für welche Projekte es sich wirklich lohnt, die Forschungszulage zu beantragen.
In dieser Phase bewertet die BSFZ, ob ein Projekt inhaltlich tatsächlich die Kriterien erfüllt.
Es geht ausschließlich um den technischen Teil – also um Innovationsgrad, technologische Unsicherheiten und Abgrenzung zum Stand der Technik.
Viele Anträge scheitern, weil genau diese Punkte nicht präzise genug herausgearbeitet werden.
Typische Fehler in dieser Phase:
- Unklare Projektbeschreibung: Die Beschreibung bleibt zu vage – es wird nicht deutlich, welche technologische Herausforderung tatsächlich gelöst werden soll.
→ Eine erfolgreiche Darstellung zeigt klar: Was ist neu? Warum ist es technisch riskant? Und worin liegt der Erkenntnisgewinn gegenüber dem Stand der Technik?
- Fehlende Abgrenzung bei Partnerprojekten: In Kooperationsprojekten muss klar erkennbar sein, welcher Partner welchen Forschungsbeitrag leistet.
→ Jede Entität sollte ihren klar abgegrenzten, eigenen Forschungsanteil dokumentieren
- Technische Risiken fehlen: Statt technologischer Unsicherheiten werden oft wirtschaftliche oder organisatorische Risiken beschrieben.
→ Die BSFZ interessiert nur die technische Unwägbarkeit und keine Marktrisiken wie zum Beispiel Nutzerakzeptanz
- Neuartigkeit falsch interpretiert: Es geht nicht um ein neues Produkt, sondern um eine Weiterentwicklung des Standes der Technik – gefördert wird der Weg, nicht das Ziel.
- Marketing statt Technologie: Der Antrag wird wie ein Pitch formuliert – die BSFZ bewertet jedoch ausschließlich technologische Innovation, nicht Marktvorteile oder Kundennutzen.
Unser Tipp: Eine präzise, technisch fundierte Darstellung mit klarer Abgrenzung zu bestehenden Förderprojekten erhöht die Erfolgschancen deutlich – und sorgt für eine reibungslose Anerkennung durch die BSFZ.
3. Fehler bei der Beantragung beim Finanzamt
Nach der Anerkennung durch die BSFZ geht es beim Finanzamt um die steuerliche Umsetzung der Forschungszulage.
Hier scheitern viele Anträge an formalen und dokumentarischen Details, die oft vermeidbar wären.
Typische Fehler in dieser Phase:
- Bereits festgesetzte Projekte:
Für ein Wirtschaftsjahr können keine weiteren Projekte beantragt werden, sobald eine Festsetzung erfolgt ist.
→ Prüfen Sie alle relevanten Projekte vor der Antragstellung beim Finanzamt sorgfältig und lassen Sie diese vorab von der BSFZ bewerten, um spätere Ablehnungen oder Korrekturen zu vermeiden.
- Ungenaue Projekterfassung von Stunden:
Wenn die Arbeitszeiten des F&E-Teams nicht projektbezogen dokumentiert sind, wird die Antragstellung erschwert – im schlimmsten Fall ist eine Einreichung gar nicht möglich.
→ Am besten schon von Projektbeginn an die Stunden so erfassen, wie sie später für das Finanzamt aufbereitet werden müssen. - Förderfähige Stunden nicht richtig bewertet:
Nicht alle Stunden eines Projekts sind automatisch förderfähig. Eine saubere Abgrenzung spart Korrekturen und Nachfragen. - Fehlende oder unvollständige Nachweise:
Projektberichte, Testprotokolle oder Arbeitsergebnisse fehlen oder sind zu oberflächlich dokumentiert. Verzögerungen entstehen, wenn nicht alle geeigneten Unterlagen gleich mit eingereicht werden. - Unklare Abgrenzung zwischen Auftrags- und interner Entwicklung:
Falsch zugeordnete Aufwendungen können zu Ablehnung oder Kürzung führen. - Rechnungen nicht richtig bewertet:
Nicht förderfähige Rechnungen werden eingereicht, oder Nachweise für Auftragsentwicklung sind nicht vollständig oder nachvollziehbar. - Falscher Standort der Auftragsentwicklung:
Nur Aufträge innerhalb Deutschlands oder des EU-Raums sind förderfähig; Aufträge außerhalb der EU sind ausgeschlossen.
Unser Tipp: Eine saubere Dokumentation, klare Abgrenzung von Stunden und Aufträgen sowie frühzeitiges Tracking verhindern Verzögerungen und sichern den vollen Fördervorteil.
Unser Ansatz
Wir bei Venderion begleiten Unternehmen seit Einführung der Forschungszulage im Jahr 2020 und unterstützen seitdem erfolgreich bei der Beantragung. Mit technischem Know-how und umfassender Erfahrung in der Forschungszulage unterstützen wir Tech-Unternehmen bei der Antragsstellung. Dank unserer jahrelangen Praxiserfahrung kennen wir die größten und typischen Fehler– und sorgen dafür, dass unsere Kunden sie nicht erleben.
Um typische Fehler zu vermeiden, prüfen wir alle Projekte, Strukturen und Entitäten im Vorfeld der Antragstellung gemeinsam mit unseren Kunden. So stellen wir sicher, dass für Sie kein Förderpotenzial ungenutzt bleibt und der Antrag reibungslos durchläuft.
Lieber einmal richtig vorbereitet, statt mehrmals nachbessern.
