9 Tipps zur erfolgreichen Beantragung der Forschungszulage
Die Forschungszulage fördert auf eine neue Weise Projekte der Forschung und Entwicklung in Deutschland. Die Beantragung der Forschungszulage kann Ihrem Unternehmen einen direkten finanziellen Vorteil verschaffen und belohnt Sie dafür, dass Sie Risken eingehen, um Innovationen zu schaffen. Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, sich zumindest einmal näher mit der steuerlichen Regelung zu befassen. Doch worauf sollten Sie bei der Beantragung der Forschungszulage achten? Welche Handlungsmöglichkeiten gibt es überhaupt? Und wie sieht es zum Beispiel mit Nachweisen und administrativen Pflichten aus? Wir haben 9 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die Forschungszulage erfolgreich anzugehen.
Überprüfen Sie alle Ihre Projekte. Laufende, zukünftige und angeschlossene F&E Projekte, die seit 2020 stattgefunden haben.
Um keine Möglichkeiten ungenutzt zu lassen, ist es wichtig, laufende, zukünftige, aber auch in der Vergangenheit begonnene oder bereits abgeschlossene Projekte aus dem richtigen Blickwinkel zu untersuchen.
Die Forschungszulage ist ein recht flexibles Instrument, was bedeutet, dass auch rückwirkende Projekte bis zurück nach 2020 gefördert werden können. Der Vorteil einer rückwirkenden Beantragung ist, dass schon „alles“ im Vorfeld der Beantragung bekannt ist. Die F&E-Aktivitäten und die aufgewendete Zeit sind ersichtlich. Das macht den Antragsprozess für Sie sehr plastisch und handfester; Sie kommen ohne Schätzungen aus.
Doch hierfür gibt es, zumindest zeitlich, Grenzen. Letztendlich ist es möglich, bis zu vier Jahre zurückzuschauen und zu beantragen. Haben Sie also Projekte aus 2020, sollten diese zuerst und sehr zeitnah angegangen werden.
Betrachten Sie zunächst die generellen Anforderungen. Ist Ihr Vorhaben Forschung und Entwicklung?
Die Beurteilung, ob Projekte (oder Teile von Projekten) die von der Bescheinigungsstelle festgelegten Förderkriterien erfüllen, ist ein wichtiger erster Schritt. Stellen Sie Ihr Projekt den nachstehenden Kriterien gegenüber, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob das Projekt überhaupt die Chance mitbringt, die Forschungszulage zu erhalten.
Beziehen Sie die richtigen, technisch versierten Personen ein, um eine Projektbeschreibung zu erstellen und Fragen im Prozess zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass Ihre F&E-Projekte aus der richtigen Perspektive betrachtet werden.
Die Erstellung eines Antrags auf Forschungszulage umfasst mehrere Komponenten. Neben den administrativen Angaben liegt der Schwerpunkt natürlich auf der Vorhabensbeschreibung. Um den Kern des FuE-Projekts zu erfassen, ist der Beitrag einer eng in das Projekt eingebundenen Person, wie z. B. eines leitenden Entwicklers, eines Ingenieurs, eines FuE-Mitarbeiters usw., von entscheidender Bedeutung. Die Betrachtung der FuE-Aktivitäten mit einem technischen Blickwinkel ist die Grundlage für einen inhaltlich starken Antrag. Je besser Sie als Unternehmen herausfinden können, was konkret innovativ ist, desto größer sind die Chancen für einen bewilligten Antrag.
Stellen Sie eine Projektbeschreibung bereit, die sich allein und präzise auf Ihre F&E-Aktivitäten konzentriert.
Es kommt häufig vor, dass sich nur ein Teil eines Gesamtprojekts für die Forschungszulage qualifizieren kann. Die Beschreibung des Gesamtprojekts hat aufgrund der begrenzten Anzahl von Zeichen, die für die Projektbeschreibung zur Verfügung stehen, einen geringeren Mehrwert. Die Bescheinigungsstelle konzentriert sich auf den Kern. Welche Aktivitäten erfüllen die Kriterien und können als F&E-Aktivitäten eingestuft werden.
Beantragen Sie für die richtige Entität und die korrekten Aufwendungen.
Die Höhe des Zuschusses wird in drei Kategorien bemessen, nämlich Personalkosten, Eigenleistungen und Entgelte für ausgelagerte FuE-Arbeiten (Aufträge).
Werden die FuE-Aktivitäten im eigenen Unternehmen durchgeführt? Dann ist ein Antrag für das Unternehmen zu stellen, in dem die FuE-Beschäftigten angestellt sind. Sind die FuE-Beschäftigten auf mehrere Unternehmen unter Kooperation verteilt, muss jedes Unternehmen einen eigenen Antrag erstellen und einreichen. Werden geliehene Arbeitskräfte oder Freiberufler eingesetzt, werden diese Ausgaben jedoch nicht von der Forschungszulage abgedeckt.
Sind Ihre Projekte förderfähig?
Erwägen Sie die Nutzung der Forschungszulage?
Kontaktieren Sie uns unverbindlich und wir zeigen Ihnen gerne Ihre Möglichkeiten auf.
Integrieren Sie, wenn möglich und förderfähig, auch Auftragskosten.
Aufträge, die sich durch eigenständige Erfüllung der Kriterien zur Förderung eignen, sind ebenfalls für das antragstellende bzw. auftraggebende Unternehmen in die Bemessungsgrundlage inkludierbar. Dabei sind jedoch genaustens die Bedingungen für Auftragsforschung zu beachten und zu prüfen.
Eignet sich ein externer Auftrag, als Ganzes oder Teilprojekt an einen Dritten, lassen sich 60% dieser Kosten über die Forschungszulage bezuschussen.
In der Regel geht es hierbei um Forschungsinstitute, -einrichtungen bzw. dritte Unternehmen aus Ihrer oder anderen Branchen als Auftragnehmer.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Administrative gut aufgestellt und für die Forschungszulage geeignet ist.
Wenn Sie die Forschungszulage in Anspruch nehmen, müssen Sie Nachweise für Ihre Forschung und Entwicklung bzw. das beantragte Projekt führen. Diese umfassen zwei Komponenten: eine projektspezifische Verwaltung und die Zeiterfassung. Es ist wichtig, dass beide Teile ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden.
Projektverwaltung für die Forschungszulage
Um die Art, den Inhalt und den Fortschritt der Forschungs- und Entwicklungsarbeit nachzuweisen, müssen Sie Projektunterlagen führen. Diese Aufzeichnungen sind „formfrei“ und können aus verschiedenen (digitalen) Dokumenten bestehen. Beispiele sind Sitzungsunterlagen, Berichte, Zeichnungen, Korrespondenz, Fotos von Prototypen, Anforderungsprogramme, Testergebnisse, Messberichte und Berechnungen. Wichtig ist dabei, dass die Unterlagen mit einem Zeitstempel versehen werden.
Zeiterfassung für die Forschungszulage
Sie behalten den Überblick über die Anzahl der angefallenen Stunden pro Mitarbeiter, Tag und Projekt. Das Führen von Stundennachweisen ist an sich formfrei.
Sie können Ihre Stundennachweise auf Papier oder digital führen, müssen dabei aber einige inhaltliche Voraussetzungen erfüllen.
Integrieren Sie die Pflege erforderlicher Nachweise in bestehende Geschäftsprozesse und Verwaltungssoftware.
Die Integration in die bestehenden Tools und Systeme der Organisation ist sehr ratsam. Ein optimaler Aufbau, bei dem für die Mitarbeiter klar ist, was und wie sie etwas eintragen sollen, stellt sicher, dass kein finanzieller Vorteil auf der Strecke bleibt und dass die Plausibilität der Durchführung von Projekten ohne großen Aufwand nachgewiesen werden kann. In Softwareentwicklungsunternehmen ist die Integration z.B in Git, Jira, Trello und Confluence leicht zu realisieren.
Seien Sie vorbereitet und genau bei der Bereitstellung der erforderlichen Informationen für den Antrag bei Ihrem Finanzamt.
Im Antrag beim Finanzamt geht es um die Beantragung der Forschungszulage in ihrer tatsächlichen Höhe. Nach Angabe von Schätzwerten in Schritt eins geht es hier um die genaue Ermittlung und Einreichung der tatsächlich aufgewendeten Personal- und Auftragskosten sowie der Eigenleistung.
Im Gegensatz zur Beantragung bei der BSFZ, erfolgt der Antrag beim Finanzamt je betroffenes Wirtschaftsjahr. Hat man ein Jahr für die Forschungszulage per Antrag abgedeckt, gibt es keine Möglichkeit für weitere Anträge in diesem Zeitraum.
Seien sie also genau, gehen chronologisch vor und stellen sicher, dass danach zügig die Beantragung beim Finanzamt geschieht. Ansonsten können Ihnen lange Wartezeiten und verpasste Möglichkeiten eine negative Erfahrung mit der Forschungszulage bescheren.
Involvieren Sie einen spezialisierten Intermediär, um Ungewissheit, Aufwand und Risiken zu minimieren.
Eine Überlegung, die Sie im Vorfeld anstellen können, ist die Beauftragung eines erfahrenen Vermittlers mit Erfahrung in Ihrer Branche. Organisationen haben die Möglichkeit, selbst einen Antrag auf Forschungszulageeinzureichen, aber viele innovative Unternehmen entscheiden sich dafür, diesen Prozess extern zu vergeben.
Ein erfahrener Vermittler hat eine gute Vorstellung davon, welche Aktivitäten als FuE eingestuft werden können. Eine Beurteilung dessen, was sich qualifiziert und was nicht, spart Zeit und erhöht die Erfolgsaussichten. Ein erfahrener Vermittler bereitet täglich Anträge vor und kennt sich auch mit komplexeren Projekten und deren Beantragung aus. Das bedeutet, dass er weiß, was für einen erfolgreichen Antrag erforderlich ist.
Es gibt viele verschiedene Vermittler, die unterschiedliche Arten von Dienstleistungen anbieten. Wählen Sie einen Vermittler, der Ihr Fachgebiet kennt und versteht. Vereinbaren Sie, welche Leistungen der Vermittler für Sie erbringen wird und welchen Preis Sie dafür zahlen werden. Arbeitet ein Vermittler auf einer „no-cure no-pay“-Basis? Dann schauen Sie genau hin, wann die „Bezahlung“ tatsächlich erfolgt und worauf sie basiert.