Nachprüfungen bei der Forschungszulage – Worauf Sie achten müssen
Einführung
Die Forschungszulage bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Innovationsprojekte steuerlich fördern zu lassen. Doch nicht selten fordern Finanzämter nachträgliche Nachweise, Unterlagen oder sogar Kurzberichte zum Stand des jeweiligen Projekts an, um die Richtigkeit der Anträge zu überprüfen. Diese Nachprüfungen können unmittelbar, aber auch Jahre nach dem eigentlichen Förderantrag erfolgen und sollten deshalb von Anfang an ernst genommen werden.
Warum sind Nachprüfungen relevant?
Nachprüfungen durch das Finanzamt sind nicht nur formale Kontrollen. Sie stellen sicher, dass die beantragten Fördergelder tatsächlich für förderfähige Forschungs- und Entwicklungsprojekte verwendet wurden. Bei Unregelmäßigkeiten droht eine Rückforderung der Fördergelder – eine riskante Situation für jedes Unternehmen. Besonders relevant ist die Anforderung, regelmäßig Kurzberichte über den Stand des Projekts vorzulegen, um die fortlaufende Förderfähigkeit zu dokumentieren.
Was wird nachgeprüft?
1. Personalkosten
Es wird überprüft, ob nur die Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die direkt an einem Forschungsprojekt beteiligt waren, als förderfähig geltend gemacht wurden. Verwaltungsaufgaben oder indirekte Tätigkeiten dürfen nicht in den Antrag einfließen.
3. Tätigkeitsbeschreibungen:
Jeder förderfähige Mitarbeiter sollte eine detaillierte Beschreibung seiner Aufgaben im Rahmen des Projekts vorlegen können. Diese Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden.
2. Stundenaufzeichnungen
Die geleisteten Arbeitsstunden müssen klar und nachvollziehbar dokumentiert sein. Es empfiehlt sich, hierfür ein System zu nutzen, das den Anforderungen des Finanzamts gerecht wird. Es gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
4. Kurzberichte zum Projektstand
Das Finanzamt fordert zunehmend Kurzberichte, die den aktuellen Stand des Forschungs- und Entwicklungsprojekts beschreiben. Diese Berichte sind unerlässlich, um den Fortschritt und die fortlaufende Förderfähigkeit zu belegen. Sie sollten am Ende jedes Wirtschaftsjahres erstellt und aufbewahrt werden, um bei einer Prüfung vorgelegt werden zu können.
Risiken bei fehlerhaften Anträgen
Unvollständige oder fehlerhafte Anträge können schwerwiegende Konsequenzen haben. Das Finanzamt könnte beantragte Fördergelder zurückfordern, wenn sich herausstellt, dass die Voraussetzungen für die Forschungszulage nicht vollständig erfüllt wurden. Auch strafrechtliche Konsequenzen wegen falscher Angaben sind nicht auszuschließen.
So vermeiden Sie Probleme
Überprüfen Sie bereits vor der Antragstellung, ob alle Dokumentationspflichten, einschließlich der jährlichen Kurzberichte, erfüllt werden können.
Sorgen Sie für eine klare und nachvollziehbare Aufzeichnung aller relevanten Daten. Nutzen Sie dabei geeignete Tools oder Vorlagen.
Stellen Sie sicher, dass nur förderfähige Tätigkeiten und Aufwände in den Antrag einfließen. Nicht förderfähige Aufgaben sollten eindeutig getrennt dokumentiert werden.
Fazit
Eine sorgfältige Vorbereitung und eine exakte Dokumentation, einschließlich der regelmäßigen Erstellung von Kurzberichten, sind der Schlüssel, um unangenehme Nachprüfungen durch das Finanzamt zu vermeiden. Wer von Anfang an die Anforderungen kennt und erfüllt, kann die Forschungszulage sicher und erfolgreich für sein Unternehmen nutzen.