Meet the Founders: Melvin & Steven

Vor über 17 Jahren begann die Geschichte von Venderion – nicht in einem Büro, sondern am Küchentisch. Heute ist die Unternehmensgruppe mit Venderion B.V., FindBusiness und der Venderion GmbH in zwei Ländern aktiv und spezialisiert auf Innovationsförderung. Unternehmen aus Technologie- und Softwarebranchen nutzen die Expertise des Teams, um ihre Entwicklungsprojekte strategisch über Programme wie die niederländische WBSO und die deutsche Forschungszulage fördern zu lassen.

Zwei der sechs Gründer sind Melvin van Dam und Steven Loyens. Wir haben mit ihnen über die Anfänge, unternehmerische Entscheidungen und den Schritt nach Deutschland gesprochen.

Laura Mentes | Business Development Manager at Venderion GmbH

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Die Anfänge: Eine Idee aus Erfahrung

2009 entsteht die erste Idee für Venderion. Einen großen Businessplan gibt es damals nicht. Stattdessen stellen sich die Gründer eine grundlegende Frage: Worin sind wir wirklich gut – und wo können wir echten Mehrwert schaffen?
Die Antwort liegt in einer Kombination aus zwei Perspektiven. Einerseits ein tiefes Verständnis für Softwareentwicklung und technische Prozesse, andererseits langjährige Vertriebserfahrung. Die Gründer kennen die Realität innovativer Entwicklungsprojekte – mit all ihren Unsicherheiten, Iterationen und komplexen Entscheidungsprozessen.
Gleichzeitig sehen sie ein wiederkehrendes Problem: Viele Unternehmen arbeiten an technologischen Innovationen, haben aber Schwierigkeiten, ihre Entwicklungsarbeit so zu dokumentieren und darzustellen, dass sie für Förderprogramme anerkannt wird – etwa die niederländische WBSO, das Äquivalent zur deutschen Forschungszulage für Forschung und Entwicklung.

„Wir waren überzeugt, dass wir mit der Kombination aus technischem Know-how und fundiertem Wissen über Förderprogramme echten Mehrwert schaffen können“, erinnert sich Steven. „Genau daraus ist Venderion entstanden.“

Fokus statt Breite

Von Anfang an treffen die Gründer eine bewusste strategische Entscheidung. Statt möglichst viele Förderprogramme oder Branchen abzudecken, setzen sie auf Spezialisierung.
Der Fokus liegt zunächst klar auf Softwareentwicklungsunternehmen. Ziel ist es, technische Projekte so tief zu verstehen, dass genau beurteilt werden kann, welche Entwicklungsarbeit tatsächlich förderfähig ist und fast noch wichter; welche nicht förderfähig ist. Diese Spezialisierung bedeutet auch, nicht jede Anfrage anzunehmen. Venderion arbeitet auf Erfolgsbasis – umso wichtiger ist es, bereits früh realistisch einzuschätzen, ob ein Projekt tatsächlich förderfähig ist.

Ein großer Mehrwert für viele Unternehmen liegt deshalb gerade in der ehrlichen Rückmeldung, wenn ein Vorhaben die Kriterien der Förderung nicht erfüllt.

„Wir wollten nie alles für jeden anbieten“, sagt Melvin. „Unser Anspruch war, wirklich zu verstehen, was in Entwicklungsprojekten passiert – und unseren Kunden eine klare Einschätzung zu geben. Manchmal gehört dazu auch zu sagen: Dieses Projekt ist nicht förderfähig.“ Diese klare Positionierung zahlte sich schneller aus als erwartet.

Mehr Nachfrage als erwartet

Was die Gründer in den ersten Jahren überrascht, ist die Nachfrage. Immer mehr Unternehmen suchen Unterstützung dabei, ihre Innovationsprojekte strukturiert und förderfähig aufzubereiten.
Aus einzelnen Projekten entstehen langfristige Partnerschaften. Unternehmen sehen Venderion nicht nur als Ansprechpartner für Anträge, sondern zunehmend als strategischen Partner für Innovationsfinanzierung.
„Die Anzahl der Unternehmen, die Unterstützung brauchten, war deutlich größer, als wir je zu träumen gewagt hätten“, sagt Steven rückblickend.
Über viele Jahre konzentriert sich das Unternehmen vollständig auf die Niederlande und insbesondere auf die WBSO-Förderung, eines der zentralen Programme für Forschung und Entwicklung. Internationalisierung spielt zunächst keine Rolle.

Eine Chance namens Deutschland

Deutschland steht lange Zeit nicht auf der strategischen Landkarte.
„Wir haben überhaupt nicht ins Ausland geschaut“, erinnert sich Melvin. „Unser Fokus lag komplett auf den Niederlanden und darauf, unsere Position rund um die WBSO weiter auszubauen.“
Das ändert sich erst mit der Einführung der deutschen Forschungszulage im Jahr 2020. Plötzlich entsteht ein neues Förderinstrument – und eines, das strukturell überraschend vertraut wirkt. Die Logik hinter dem Programm kam uns sofort bekannt vor – die Kriterien für Forschung und Entwicklung waren sehr ähnlich zu denen, mit denen wir aus den Niederlanden bereits jahrelang gearbeitet hatten. Für die Gründer wird schnell klar, dass hier eine besondere Chance entsteht.

„Als wir gesehen haben, wie das System aufgebaut ist, wussten wir sofort: Das ist unser Spielfeld“, sagt Melvin. „Wir haben damals nicht gedacht: Sollen wir international expandieren? Wir dachten: Das können wir. Hier können wir sofort Mehrwert schaffen.“

Der Schritt nach Deutschland ist deshalb weniger das Ergebnis einer langfristigen Expansionsstrategie als vielmehr die logische Reaktion auf eine konkrete Gelegenheit.

Der Start in Deutschland

Der Markteintritt verläuft inhaltlich schnell – organisatorisch jedoch deutlich anspruchsvoller als erwartet.
Viele Prozesse benötigen mehr Zeit als in den Niederlanden. Bankkonten eröffnen, rechtliche Strukturen aufbauen, Kooperationen schließen und qualifizierte Mitarbeitende einstellen – all das erfordert Geduld.
„Ein Bankkonto zu eröffnen war deutlich aufwendiger als das Herunterladen einer App und die Kontoeröffnung in zehn Minuten“, sagt Melvin mit einem Lächeln. „Verträge, regulatorische Anforderungen und lokale Vorschriften – das alles hat Zeit gebraucht.“
Für ein niederländisches Unternehmerteam bedeutet das vor allem eines: lernen, geduldiger zu sein. Gleichzeitig entdecken die Gründer auch kulturelle Unterschiede im Geschäftsalltag. „Deutsche Unternehmen sind sehr zuverlässig – ein Wort ist ein Wort“, sagt Steven. „Gleichzeitig erleben wir sie teilweise als etwas risikoscheuer als die eher pragmatischen Niederländer.“

Aufbau eines neuen Teams

Trotz der anfänglichen Hürden entwickelt sich die Expansion schnell weiter. Schritt für Schritt entsteht in Deutschland ein eigenes Team mit technischer und förderrechtlicher Expertise.
Heute arbeitet dieses Team mit innovativen Unternehmen unterschiedlichster Größe zusammen – vom ambitionierten Mittelstand bis zum internationalen Konzern.
Die Erfahrungen aus den Niederlanden helfen dabei, viele Prozesse effizient aufzubauen und gleichzeitig an die deutschen Rahmenbedingungen anzupassen.
Was zunächst wie ein Experiment wirkt, entwickelt sich zu einer tragenden Säule des Unternehmens. „Der Schritt nach Deutschland war spannend“, sagt Steven. „Aber rückblickend genau das, was wir gebraucht haben.“

Leadership und Unternehmenskultur

Mit dem Wachstum verändert sich auch die Rolle der Gründer. Ein wichtiger Teil ihrer Arbeit besteht heute darin, Verantwortung im Unternehmen zu verteilen und Teams zu stärken. „Wir übertragen viel Verantwortung an unsere Mitarbeitenden“, erklärt Steven. „Wir haben ein kluges, hochqualifiziertes und motiviertes Team – und solchen Menschen muss man Vertrauen schenken.“ Diese Haltung prägt die Unternehmenskultur bis heute.
„Wenn man gut zu seinem Team ist, ist das Team auch gut zu einem.“

Wachstum mit Blick nach vorne

Heute ist Venderion mit mehreren Unternehmen in den Niederlanden und Deutschland aktiv und unterstützt zahlreiche innovative Unternehmen dabei, ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte strategisch über Förderprogramme zu finanzieren.
Die Expansion nach Deutschland hat sich von einer opportunistischen Entscheidung zu einer langfristigen Säule der Unternehmensentwicklung entwickelt.
Und dennoch sehen die Gründer ihre Geschichte nicht als abgeschlossen.
„Was als Chance begann, die wir nicht ausschlagen konnten, ist heute ein zentraler Bestandteil unseres Unternehmens“, sagt Melvin.

„Vielleicht ist das der rote Faden unserer Geschichte“, sagt Melvin. „Unternehmertum lässt sich nie vollständig planen. Nicht alles im Voraus durchdenken – aber wenn sich eine Gelegenheit auftut, die perfekt zu dem passt, was man kann, dann muss man den Mut haben, sie zu ergreifen.“

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FZulG in der Mechatronik: Finanzielle Schlagkraft für Hardware-Software-Innovation

Die deutsche Forschungszulage entwickelt sich schnell zu einem der wichtigsten steuerlichen Instrumente für Innovation im Maschinenbau und in der Mechatronik. Besonders im Maschinen- und Anlagenbau – wo mechanische Innovationen und Softwareentwicklung zunehmend untrennbar miteinander verknüpft sind – kann die Förderung zu einer erheblichen Reduzierung der Entwicklungskosten führen.

M. van Dam | Co-founder at Venderion GmbH

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Gerade in diesem Kontext bietet das Forschungszulagengesetz (FZulG) einen starken finanziellen Impuls. Die Regelung kompensiert einen erheblichen Teil der Lohnkosten der Ingenieure, die an technischen Unsicherheiten arbeiten – dem Kern jedes mechatronischen Innovationsprojekts. Und wichtig zu betonen: Die Forschungszulage wird zunächst mit der Körperschaftsteuer oder Einkommensteuer verrechnet. Nur wenn die Förderung höher ist als die nächstfällige Steuer, zahlt der Staat den Restbetrag aus. Dadurch können Unternehmen die Kosten von hochspezialisiertem F&E-Personal effektiv senken.

Die neue Realität der mechatronischen F&E-Budgetierung

Der deutsche Maschinen- und Anlagenbau befindet sich mitten in einer strukturellen Transformation. Die Zeit, in der mechanische Robustheit der entscheidende Faktor war, liegt hinter uns. Heute ist es die Software-Schicht, die Maschinen Intelligenz, Autonomie und Konnektivität verleiht – und damit die Wettbewerbsfähigkeit bestimmt.

Die finanzielle Auswirkung ist enorm:

• Embedded-Software und Algorithmen sind häufig komplexer als die Hardware selbst, da sie hochspezialisiertes Know-how, intensive Experimentierphasen und zahlreiche iterative Entwicklungszyklen erfordern – wodurch ihr Anteil an den gesamten F&E-Kosten deutlich steigt;
• Hochspezialisierte Software- und KI-Ingenieure sind selten und teuer;
• Die größten technischen Herausforderungen liegen in der Interaktion zwischen Hardware und Code, nicht mehr in einzelnen Disziplinen.

Dies führt dazu, dass sich die Kostenstruktur vieler F&E-Teams vollständig verschiebt. Die Forschungszulage ist genau darauf ausgelegt, diese steigenden Personalkosten zu kompensieren.

Aktuelle FZulG-Kennzahlen

Mit dieser Erweiterung ist das FZulG nicht länger eine Nischenregelung, sondern ein strategisches Instrument für Unternehmen, die stark in mechatronische Innovation investieren.

Was ist förderfähig?

Die Forschungszulage vergütet ausschließlich Stunden, die der Lösung technischer Unsicherheit gewidmet sind – Fragestellungen, die nicht mit vorhandenen Kenntnissen, Methoden oder Standardlösungen gelöst werden können. Dies ist das Kriterium, das die BSFZ streng bewertet.

Konkret bedeutet dies für Maschinenbau und Mechatronik:

• Nur Ingenieure, die direkt und inhaltlich zur Lösung der technischen Unsicherheit beitragen, sind förderfähig;
• Stunden müssen nachweisbar und systematisch dokumentiert werden;
• Routinearbeit und Wiederverwendung von Standardlösungen zählen nicht.

Nicht förderfähige Routinearbeit

Diese Tätigkeiten werden von der BSFZ nahezu immer abgelehnt:

• SPS – Programmierung auf Basis kommerzieller Controller und Standardprotokolle;
• HMI-Integration mit bekannten Frameworks ohne neue funktionale Anforderungen;
• Mechanische Anpassungen an bestehenden Designs, die keine technische Unsicherheit lösen.

Für viele Unternehmen liegt genau hier die praktische Schwierigkeit. Daher ist eine technisch korrekte Interpretation von „Unsicherheit“ entscheidend.

Forschungszulagen-würdige mechatronische F&E

Der wahre Mehrwert der Forschungszulage liegt in Projekten, bei denen Hardware und Software gemeinsam eine grundlegende technische Innovation schaffen. Das sind die Vorhaben, bei denen der Stand der Technik nicht ausreicht und Ingenieure Lösungen entwickeln müssen, die es noch nicht gibt.
Nachfolgend zwei typische Kategorien, in denen mechatronische Unternehmen große Vorteile erzielen.

A. Innovation in Bewegung und Regelung

Mechatronische Systeme werden leichter, schneller, präziser und komplexer. Bei der Entwicklung neuer Antriebe, kinematischer Strukturen oder Robotik entstehen oft dynamische Effekte, die nur durch fortgeschrittene Regeltechnik beherrscht werden können.

Technische Unsicherheit

Neue ultraleichte oder flexible mechanische Prototypen verursachen:

• Unerwartete Schwingungen;
• Nichtlineare Dynamik;
• Resonanzen und Oszillationen;
• Instabilität bei höheren Geschwindigkeiten.

Diese Phänomene sind oft nicht vollständig durch Simulation vorhersagbar und erfordern experimentelle Forschung.

Förderfähige F&E-Lösungen

• Mechanik-Ingenieure entwickeln neue Messstrategien, Sensormethoden und Versuchsaufbauten, um dynamische Unsicherheit zu quantifizieren;
• Embedded-Ingenieure schreiben und testen MPC-Algorithmen (Model Predictive Control) oder andere fortgeschrittene Regelalgorithmen zur Echtzeitkompensation dieser Dynamik;
• Software-Ingenieure entwickeln maßgeschneiderte Code-Implementierungen, die über Standard-PID-Regler hinausgehen und für die es keine fertigen Lösungen gibt.

Warum förderfähig?

Bei Maschinen, die bestehende Genauigkeits- oder Geschwindigkeitsgrenzen übertreffen sollen, werden häufig leichtere, dynamischere, schnellere oder in anderen Bereichen verbesserte mechanische Konzepte entwickelt. Dadurch können jedoch Probleme wie Vibrationen, Resonanzen, reduzierte Positioniergenauigkeit oder instabile Bewegungsabläufe auftreten.

B. Intelligenz am Edge und Sensorfusion

Maschinen treffen zunehmend autonome Entscheidungen ohne zentrale Server – direkt auf der Embedded-Hardware. Dies erfordert sowohl Rechenoptimierung als auch intelligente Algorithmen.

Technische Unsicherheiten

• Bestehende KI-Modelle/Algorithmen sind zu rechenintensiv für Embedded-Controller;
• Algorithmen erreichen nicht die erforderliche Genauigkeit durch selten auftretende Fehler (z. B. Lagerschäden);
• Sensorfusion von Akustik, Vibrationen und Temperatur erfordert neue low-latency Architekturen. 

Förderfähige F&E-Lösungen

• Software-Ingenieure entwickeln Berechnungsmethoden oder KI-Modelle, die für Embedded Performance optimiert oder umgeschrieben sind;
• Elektronik/Embedded-Ingenieure entwickeln Treiber und Firmware, die Sensorfusion oder andere Berechnungen im Mikrosekundenbereich ermöglichen;
• Systemingenieure testen neue Architekturen für Echtzeit-Entscheidungsunterstützung.

Warum förderfähig?

Weil diese Aktivitäten direkt den Kern der technischen Unsicherheit adressieren und neue Methoden schaffen, die nicht als Standardkomponenten verfügbar sind. 

Risiken und warum Venderion entscheidend ist

Die Forschungszulage ein super attraktives Instrument, hat aber einige Stolpersteine die man unbedingt beachten muss:

Häufige Fehler

• Ablehnung durch die BSFZ: technische Unsicherheit unzureichend begründet;
• Doppelförderung: Forschungszulage darf nicht mit anderen staatlichen Beihilfen für dieselben Kosten kombiniert werden (Deckel 15 Mio. € pro Projekt);
• Unklare Stundenerfassungen verhindern, dass Ingenieure, die am Projekt mitgewirkt haben, ihre Tätigkeiten am Projekt nachvollziehbar nachweisen können;
• Falsche Klassifikation von Routinearbeit, wodurch Teile des Anspruchs entfallen.

Die Rolle von Venderion

Venderion unterstützt mechatronische Unternehmen in allen Phasen des Forschungszulage-Prozesses, indem wir tiefes technisches Verständnis mit fundierter Forschungszulage-Expertise verbinden.

• Technische Übersetzung komplexer Engineering-Inhalte in den BSFZ-Antrag;
• Lückenlose Projektbeschreibungen, transparente Arbeitspakete und umfassende Unsicherheitsanalysen;
• Aktuelle Kenntnisse aller gesetzlichen Änderungen, z. B. des KMU-Tarifs und der erhöhten Bemessungsgrundlage.

Wir sorgen dafür, dass innovative Engineering-Projekte erkannt, qualifiziert und maximal gefördert werden.

Fazit

Die Forschungszulage bietet eine einzigartige Chance für Unternehmen im Maschinenbau und in der Mechatronik, innovative Projekte finanziell erheblich zu entlasten. Besonders dort, wo Hardware und Software aufeinandertreffen – und technische Unsicherheiten gelöst werden müssen – kann die Regelung einen wesentlichen Teil der F&E-Kosten wirksam reduzieren.

Möchten Sie das volle Forschungszulage-Potenzial für Ihre mechatronischen Innovationen ausschöpfen?
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Analyse Ihrer laufenden oder geplanten Projekte. 

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Vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der Forschungszulage

Viele Unternehmen verschenken Förderpotenzial, weil Details im Prozess übersehen werden. Hier sind die häufigsten Fehler – und worauf Sie achten sollten, um sie zu vermeiden.

L. Mentes | Business Development at Venderion GmbH

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1. Fehler vor der Beantragung – falsche Einschätzung der Ausgangslage

Viele Unternehmen scheitern nicht an der Beantragung selbst, sondern bereits an der Vorbereitung.
 In dieser Phase geht es darum, richtig einzuschätzen, ob, womit und in welchem Umfang eine Forschungszulage überhaupt sinnvoll ist.

Typische Fehler in dieser Phase:

• Falsche Selbsteinschätzung: „Wir sind wahrscheinlich nicht förderfähig“ → Viele Unternehmen unterschätzen ihre Innovationskraft und lassen so Förderchancen ungenutzt.
  
• Unvollständige Projektübersicht: Potenziell förderfähige Projekte werden im Vorfeld nicht erfasst → Wertvolles Potenzial geht verloren.
  
• Kern der Forschungszulage missverstanden: Gefördert wird nicht das fertige Produkt, sondern der Entwicklungsweg und die damit verbundenen technologischen Unsicherheiten.

→ Auch wenn ein Projekt oder Entwicklungsarbeiten nicht zum gewünschten Ergebnis führen, kann die Forschungszulage beantragt werden – eine Erfolgspflicht gibt es nämlich nicht.

• Nicht geprüft, ob das Unternehmen als „in Schwierigkeiten“ gilt: Diese formale Voraussetzung entscheidet über Förderfähigkeit – wird sie übersehen, kann der Antrag umsonst geschrieben und eingereicht werden.

→  Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten sind meist nicht förderfähig. Prüfen Sie dies im Vorfeld – sonst fließt viel Arbeit in den Antrag, nur um später beim Finanzamt abgelehnt zu werden.

• Projektvolumen als zu gering oder falsch eingeschätzt: Kleine Projekte können förderfähig sein und sich insbesondere durch die Erweiterungen der Forschungszulage für KMUs finanziell lohnen.
  
• Fehlende Ressourcen: Oft heißt es: „Wir haben keine Kapazität dafür.“ – Dabei können spezialisierte Berater oder externe Partner diese Lücke effizient schließen.
  
• Bias bei der Projektauswahl: Teams fokussieren sich auf offensichtliche Innovationen, die Buzzwords enthalten, wie KI, während weniger sichtbare, aber technisch anspruchsvolle Projekte übersehen werden – und damit Förderpotential verloren geht.

• Doppelförderung übersehen: Es wird nicht klar abgegrenzt, ob für das gleiche Projekt bereits andere Förderprogramme (z. B. ZIM, EFRE, Horizon Europe, EIC Accelerator) genutzt werden. → Das kann später zu Problemen bei der steuerlichen Prüfung führen, da eine Doppelförderung ausgeschlossen ist.

Unser Tipp: Ein strukturierter Fördercheck/ Projektcheck vor der Beantragung spart Zeit, vermeidet Fehlinvestitionen – und zeigt, für welche Projekte es sich wirklich lohnt, die Forschungszulage zu beantragen.

In dieser Phase bewertet die BSFZ, ob ein Projekt inhaltlich tatsächlich die Kriterien erfüllt.
Es geht ausschließlich um den technischen Teil – also um Innovationsgrad, technologische Unsicherheiten und Abgrenzung zum Stand der Technik.
Viele Anträge scheitern, weil genau diese Punkte nicht präzise genug herausgearbeitet werden.

Typische Fehler in dieser Phase:

• Unklare Projektbeschreibung: Die Beschreibung bleibt zu vage – es wird nicht deutlich, welche technologische Herausforderung tatsächlich gelöst werden soll.

→ Eine erfolgreiche Darstellung zeigt klar: Was ist neu? Warum ist es technisch riskant? Und worin liegt der Erkenntnisgewinn gegenüber dem Stand der Technik?

• Fehlende Abgrenzung bei Partnerprojekten: In Kooperationsprojekten muss klar erkennbar sein, welcher Partner welchen Forschungsbeitrag leistet.

→ Jede Entität sollte ihren klar abgegrenzten, eigenen Forschungsanteil dokumentieren

• Technische Risiken fehlen: Statt technologischer Unsicherheiten werden oft wirtschaftliche oder organisatorische Risiken beschrieben.

→ Die BSFZ interessiert nur die technische Unwägbarkeit und keine Marktrisiken wie zum Beispiel Nutzerakzeptanz

• Neuartigkeit falsch interpretiert: Es geht nicht um ein neues Produkt, sondern um eine Weiterentwicklung des Standes der Technik – gefördert wird der Weg, nicht das Ziel.
  
  
• Marketing statt Technologie: Der Antrag wird wie ein Pitch formuliert – die BSFZ bewertet jedoch ausschließlich technologische Innovation, nicht Marktvorteile oder Kundennutzen.

Unser Tipp: Eine präzise, technisch fundierte Darstellung mit klarer Abgrenzung zu bestehenden Förderprojekten erhöht die Erfolgschancen deutlich – und sorgt für eine reibungslose Anerkennung durch die BSFZ.

3. Fehler bei der Beantragung beim Finanzamt

Nach der Anerkennung durch die BSFZ geht es beim Finanzamt um die steuerliche Umsetzung der Forschungszulage.
 Hier scheitern viele Anträge an formalen und dokumentarischen Details, die oft vermeidbar wären.

Typische Fehler in dieser Phase:

• Bereits festgesetzte Projekte:
   Für ein Wirtschaftsjahr können keine weiteren Projekte beantragt werden, sobald eine Festsetzung erfolgt ist.

→ Prüfen Sie alle relevanten Projekte vor der Antragstellung beim Finanzamt sorgfältig und lassen Sie diese vorab von der BSFZ bewerten, um spätere Ablehnungen oder Korrekturen zu vermeiden.

• Ungenaue Projekterfassung von Stunden:
  Wenn die Arbeitszeiten des F&E-Teams nicht projektbezogen dokumentiert sind, wird die Antragstellung erschwert – im schlimmsten Fall ist eine Einreichung gar nicht möglich.
  → Am besten schon von Projektbeginn an die Stunden so erfassen, wie sie später für das Finanzamt aufbereitet werden müssen.
  
• Förderfähige Stunden nicht richtig bewertet:
  Nicht alle Stunden eines Projekts sind automatisch förderfähig. Eine saubere Abgrenzung spart Korrekturen und Nachfragen.
  
• Fehlende oder unvollständige Nachweise:
  Projektberichte, Testprotokolle oder Arbeitsergebnisse fehlen oder sind zu oberflächlich dokumentiert. Verzögerungen entstehen, wenn nicht alle geeigneten Unterlagen gleich mit eingereicht werden.
  
• Unklare Abgrenzung zwischen Auftrags- und interner Entwicklung:
  Falsch zugeordnete Aufwendungen können zu Ablehnung oder Kürzung führen.
  
• Rechnungen nicht richtig bewertet:
  Nicht förderfähige Rechnungen werden eingereicht, oder Nachweise für Auftragsentwicklung sind nicht vollständig oder nachvollziehbar.
  
• Falscher Standort der Auftragsentwicklung:
  Nur Aufträge innerhalb Deutschlands oder des EU-Raums sind förderfähig; Aufträge außerhalb der EU sind ausgeschlossen.

Unser Tipp: Eine saubere Dokumentation, klare Abgrenzung von Stunden und Aufträgen sowie frühzeitiges Tracking verhindern Verzögerungen und sichern den vollen Fördervorteil.

Unser Ansatz

Wir bei Venderion begleiten Unternehmen seit Einführung der Forschungszulage im Jahr 2020 und unterstützen seitdem erfolgreich bei der Beantragung. Mit technischem Know-how und umfassender Erfahrung in der Forschungszulage unterstützen wir Tech-Unternehmen bei der Antragsstellung. Dank unserer jahrelangen Praxiserfahrung kennen wir die größten und typischen Fehler– und sorgen dafür, dass unsere Kunden sie nicht erleben.

Um typische Fehler zu vermeiden, prüfen wir alle Projekte, Strukturen und Entitäten im Vorfeld der Antragstellung gemeinsam mit unseren Kunden. So stellen wir sicher, dass für Sie kein Förderpotenzial ungenutzt bleibt und der Antrag reibungslos durchläuft.

Lieber einmal richtig vorbereitet, statt mehrmals nachbessern.

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Innovationen fördern, ohne Zeit zu verlieren

Schneller zur Forschungszulage: Wie externe Experten Unternehmen helfen, Innovationsprojekte erfolgreich fördern zu lassen.

J. Jenter | Project manager at Venderion GmbH

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Wie Unternehmen mit externer Unterstützung schneller zur Forschungszulage kommen.

Ob die Entwicklung neuer Softwarelösungen, die Optimierung technischer Prozesse oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz – viele Unternehmen betreiben Forschung und Entwicklung, ohne dies offiziell so zu benennen. Dabei lassen sie oft eine attraktive steuerliche Förderung ungenutzt: die Forschungszulage.

Viele der kleinen und mittleren Unternehmen verzichten auf diese Förderung, weil die Antragstellung komplex wirkt oder Unsicherheit über die Förderfähigkeit besteht“, erklärt Manuel Strey, Experte für die Forschungszulage bei Venderion.

Die Forschungszulage ist eine steuerliche Förderung, die seit 2024 bis zu 35 % der Personalkosten für Forschungs- und Entwicklungsprojekte rückwirkend erstattet – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Es gibt keine Wettbewerbsverfahren, keine Stichtage und keine Begrenzung der Anzahl förderfähiger Projekte. Entscheidend sind ein klar strukturierter Antrag und eine verständliche Darstellung des Innovationsgehalts. Genau hier setzt die Unterstützung von Venderion an.

Fachliche Begleitung von Anfang bis Auszahlung

„Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden von der ersten Idee bis zur Auszahlung“, so Manuel. Das spart wertvolle Zeit und erhöht die Erfolgschancen erheblich. Die Erfolgsquote bei Anträgen mit fachlicher Begleitung ist deutlich höher, insbesondere in technologiegetriebenen Branchen wie Softwareentwicklung, Elektronik oder Maschinenbau.

Standard ist nicht förderfähig – worauf es wirklich ankommt

Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Antragstellung: Es wird zwar technisch beschrieben – aber oft zu sehr auf Routinetätigkeiten fokussiert. Entscheidend für die Förderfähigkeit ist aber, dass ein Projekt echte Neuartigkeit aufweist und ein technisches Risiko beinhaltet. „Viele Anträge scheitern, weil sie Standardentwicklungen beschreiben – etwa die Anbindung einer API oder eine Migration in die Cloud“, erklärt Manuel. „Das sind zwar oft aufwändige und technisch anspruchsvolle Aufgaben – aber aus Sicht der Forschungszulage fehlt hier der innovative Kern. Was zählt, sind bislang ungelöste technische Fragestellungen mit ungewissem Ausgang – und genau die müssen klar aufbereitet werden.“

Förderung nutzen – Innovationskraft sichern

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks ist es für Unternehmen wichtig, ihre Innovationsprojekte wirtschaftlich abzusichern. Die Forschungszulage schafft finanziellen Spielraum für weiteres Wachstum. „Mit der richtigen Unterstützung wird aus einem bürokratischen Prozess eine strategische Chance“, sagt Manuel. „Unser Ziel ist es, Innovationsleistung sichtbar und förderfähig zu machen.“

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9 Tipps zur erfolgreichen Beantragung der Forschungszulage

Erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen: Mit den richtigen Strategien und Experten-Tipps zur erfolgreichen Beantragung der Forschungszulage.

M. van Dam | Co-founder at Venderion GmbH

Maximieren Sie Ihre Erfolgschancen bei der Beantragung der Forschungszulage

Die Forschungszulage fördert auf eine neue Weise Projekte der Forschung und Entwicklung in Deutschland. Die Beantragung der Forschungszulage kann Ihrem Unternehmen einen direkten finanziellen Vorteil verschaffen und belohnt Sie dafür, dass Sie Risken eingehen, um Innovationen zu schaffen. Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, sich zumindest einmal näher mit der steuerlichen Regelung zu befassen. Doch worauf sollten Sie bei der Beantragung der Forschungszulage achten? Welche Handlungsmöglichkeiten gibt es überhaupt? Und wie sieht es zum Beispiel mit Nachweisen und administrativen Pflichten aus? Wir haben 9 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die Forschungszulage erfolgreich anzugehen.

1.
Überprüfen Sie alle Ihre Projekte. Laufende, zukünftige und angeschlossene F&E Projekte, die seit 2020 stattgefunden haben.

Um keine Möglichkeiten ungenutzt zu lassen, ist es wichtig, laufende, zukünftige, aber auch in der Vergangenheit begonnene oder bereits abgeschlossene Projekte aus dem richtigen Blickwinkel zu untersuchen.

Die Forschungszulage ist ein recht flexibles Instrument, was bedeutet, dass auch rückwirkende Projekte bis zurück nach 2020 gefördert werden können. Der Vorteil einer rückwirkenden Beantragung ist, dass schon „alles“ im Vorfeld der Beantragung bekannt ist. Die F&E-Aktivitäten und die aufgewendete Zeit sind ersichtlich. Das macht den Antragsprozess für Sie sehr plastisch und handfester; Sie kommen ohne Schätzungen aus.

Doch hierfür gibt es, zumindest zeitlich, Grenzen. Letztendlich ist es möglich, bis zu vier Jahre zurückzuschauen und zu beantragen. Haben Sie also Projekte aus 2020, sollten diese zuerst und sehr zeitnah angegangen werden.

2.
Betrachten Sie zunächst die generellen Anforderungen. Ist Ihr Vorhaben Forschung und Entwicklung?

Die Beurteilung, ob Projekte (oder Teile von Projekten) die von der Bescheinigungsstelle festgelegten Förderkriterien erfüllen, ist ein wichtiger erster Schritt. Stellen Sie Ihr Projekt den nachstehenden Kriterien gegenüber, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob das Projekt überhaupt die Chance mitbringt, die Forschungszulage zu erhalten.

• Das Vorhaben strebt die Gewinnung neuer Erkenntnisse an (neuartig),
• ist originär (schöpferisch),
• orientiert sich an vordefinierter Planung und Budgetierung (systematisch),
• zeichnet sich durch Ergebnisunsicherheit aus (ungewiss) und
• beinhaltet Potenzialität für Reproduzier- und/oder Übertragbarkeit.

3.
Beziehen Sie die richtigen, technisch versierten Personen ein, um eine Projektbeschreibung zu erstellen und Fragen im Prozess zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass Ihre F&E-Projekte aus der richtigen Perspektive betrachtet werden.

Die Erstellung eines Antrags auf Forschungszulage umfasst mehrere Komponenten. Neben den administrativen Angaben liegt der Schwerpunkt natürlich auf der Vorhabensbeschreibung. Um den Kern des FuE-Projekts zu erfassen, ist der Beitrag einer eng in das Projekt eingebundenen Person, wie z. B. eines leitenden Entwicklers, eines Ingenieurs, eines FuE-Mitarbeiters usw., von entscheidender Bedeutung. Die Betrachtung der FuE-Aktivitäten mit einem technischen Blickwinkel ist die Grundlage für einen inhaltlich starken Antrag. Je besser Sie als Unternehmen herausfinden können, was konkret innovativ ist, desto größer sind die Chancen für einen bewilligten Antrag.

Stellen Sie eine Projektbeschreibung bereit, die sich allein und präzise auf Ihre F&E-Aktivitäten konzentriert.

Es kommt häufig vor, dass sich nur ein Teil eines Gesamtprojekts für die Forschungszulage qualifizieren kann. Die Beschreibung des Gesamtprojekts hat aufgrund der begrenzten Anzahl von Zeichen, die für die Projektbeschreibung zur Verfügung stehen, einen geringeren Mehrwert. Die Bescheinigungsstelle konzentriert sich auf den Kern. Welche Aktivitäten erfüllen die Kriterien und können als F&E-Aktivitäten eingestuft werden.

4.
Beantragen Sie für die richtige Entität und die korrekten Aufwendungen.

Die Höhe des Zuschusses wird in drei Kategorien bemessen, nämlich Personalkosten, Eigenleistungen und Entgelte für ausgelagerte FuE-Arbeiten (Aufträge).

Werden die FuE-Aktivitäten im eigenen Unternehmen durchgeführt? Dann ist ein Antrag für das Unternehmen zu stellen, in dem die FuE-Beschäftigten angestellt sind. Sind die FuE-Beschäftigten auf mehrere Unternehmen unter Kooperation verteilt, muss jedes Unternehmen einen eigenen Antrag erstellen und einreichen. Werden geliehene Arbeitskräfte oder Freiberufler eingesetzt, werden diese Ausgaben jedoch nicht von der Forschungszulage abgedeckt.

5.
Integrieren Sie, wenn möglich und förderfähig, auch Auftragskosten.

Aufträge, die sich durch eigenständige Erfüllung der Kriterien zur Förderung eignen, sind ebenfalls für das antragstellende bzw. auftraggebende Unternehmen in die Bemessungsgrundlage inkludierbar. Dabei sind jedoch genaustens die Bedingungen für Auftragsforschung zu beachten und zu prüfen.

Eignet sich ein externer Auftrag, als Ganzes oder Teilprojekt an einen Dritten, lassen sich 60% dieser Kosten über die Forschungszulage bezuschussen.

In der Regel geht es hierbei um Forschungsinstitute, -einrichtungen bzw. dritte Unternehmen aus Ihrer oder anderen Branchen als Auftragnehmer.

6.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Administrative gut aufgestellt und für die Forschungszulage geeignet ist.

Wenn Sie die Forschungszulage in Anspruch nehmen, müssen Sie Nachweise für Ihre Forschung und Entwicklung bzw. das beantragte Projekt führen. Diese umfassen zwei Komponenten: eine projektspezifische Verwaltung und die Zeiterfassung. Es ist wichtig, dass beide Teile ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden.

Projektverwaltung für die Forschungszulage

Um die Art, den Inhalt und den Fortschritt der Forschungs- und Entwicklungsarbeit nachzuweisen, müssen Sie Projektunterlagen führen. Diese Aufzeichnungen sind „formfrei“ und können aus verschiedenen (digitalen) Dokumenten bestehen. Beispiele sind Sitzungsunterlagen, Berichte, Zeichnungen, Korrespondenz, Fotos von Prototypen, Anforderungsprogramme, Testergebnisse, Messberichte und Berechnungen. Wichtig ist dabei, dass die Unterlagen mit einem Zeitstempel versehen werden.

Zeiterfassung für die Forschungszulage

Sie behalten den Überblick über die Anzahl der angefallenen Stunden pro Mitarbeiter, Tag und Projekt. Das Führen von Stundennachweisen ist an sich formfrei.

Sie können Ihre Stundennachweise auf Papier oder digital führen, müssen dabei aber einige inhaltliche Voraussetzungen erfüllen.

7.
Integrieren Sie die Pflege erforderlicher Nachweise in bestehende Geschäftsprozesse und Verwaltungssoftware.

Die Integration in die bestehenden Tools und Systeme der Organisation ist sehr ratsam. Ein optimaler Aufbau, bei dem für die Mitarbeiter klar ist, was und wie sie etwas eintragen sollen, stellt sicher, dass kein finanzieller Vorteil auf der Strecke bleibt und dass die Plausibilität der Durchführung von Projekten ohne großen Aufwand nachgewiesen werden kann. In Softwareentwicklungsunternehmen ist die Integration z.B in Git, Jira, Trello und Confluence leicht zu realisieren.

8.
Seien Sie vorbereitet und genau bei der Bereitstellung der erforderlichen Informationen für den Antrag bei Ihrem Finanzamt.

Im Antrag beim Finanzamt geht es um die Beantragung der Forschungszulage in ihrer tatsächlichen Höhe. Nach Angabe von Schätzwerten in Schritt eins geht es hier um die genaue Ermittlung und Einreichung der tatsächlich aufgewendeten Personal- und Auftragskosten sowie der Eigenleistung.

Im Gegensatz zur Beantragung bei der BSFZ, erfolgt der Antrag beim Finanzamt je betroffenes Wirtschaftsjahr. Hat man ein Jahr für die Forschungszulage per Antrag abgedeckt, gibt es keine Möglichkeit für weitere Anträge in diesem Zeitraum.

Seien sie also genau, gehen chronologisch vor und stellen sicher, dass danach zügig die Beantragung beim Finanzamt geschieht. Ansonsten können Ihnen lange Wartezeiten und verpasste Möglichkeiten eine negative Erfahrung mit der Forschungszulage bescheren.

9.
Involvieren Sie einen spezialisierten Intermediär, um Ungewissheit, Aufwand und Risiken zu minimieren.

Eine Überlegung, die Sie im Vorfeld anstellen können, ist die Beauftragung eines erfahrenen Vermittlers mit Erfahrung in Ihrer Branche. Organisationen haben die Möglichkeit, selbst einen Antrag auf Forschungszulageeinzureichen, aber viele innovative Unternehmen entscheiden sich dafür, diesen Prozess extern zu vergeben.

Ein erfahrener Vermittler hat eine gute Vorstellung davon, welche Aktivitäten als FuE eingestuft werden können. Eine Beurteilung dessen, was sich qualifiziert und was nicht, spart Zeit und erhöht die Erfolgsaussichten. Ein erfahrener Vermittler bereitet täglich Anträge vor und kennt sich auch mit komplexeren Projekten und deren Beantragung aus. Das bedeutet, dass er weiß, was für einen erfolgreichen Antrag erforderlich ist. 

Es gibt viele verschiedene Vermittler, die unterschiedliche Arten von Dienstleistungen anbieten. Wählen Sie einen Vermittler, der Ihr Fachgebiet kennt und versteht. Vereinbaren Sie, welche Leistungen der Vermittler für Sie erbringen wird und welchen Preis Sie dafür zahlen werden. Arbeitet ein Vermittler auf einer „no-cure no-pay“-Basis? Dann schauen Sie genau hin, wann die „Bezahlung“ tatsächlich erfolgt und worauf sie basiert.

Het bericht 9 Tipps zur erfolgreichen Beantragung der Forschungszulage verscheen eerst op Die Forschungszulage für Hard- und Softwareentwickler.

Wie Softwareprojekte mit Fokus auf den Stand der Technik für die steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung beurteilt werden.

Was ist mit dem Begriff „Stand der Technik“ gemeint und warum ist er so wichtig?

J. Adams | Co-Founder at Venderion, Direktor Technische Beratung at Venderion GmbH

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Als Unternehmen, das sich auf Softwareentwicklung und die Forschungszulage (FZ) spezialisiert hat, werden wir in letzter Zeit zunehmend für eine “ Zweitmeinung“ konsultiert. Unternehmen, die uns kontaktieren, haben oftmals einen negativen Grundlagenbescheid der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (#BSFZ) erhalten und fragen uns, ob es sinnvoll ist, einen Widerspruch einzulegen oder einen neuen Versuch zu unternehmen.

Um abschätzen zu können, ob ein Softwareprojekt eine Chance auf Zulassung hat, ist es zunächst wichtig zu verstehen, wie die BSFZ Softwareprojekte bei der Bewertung für die FZ betrachtet. Dabei ist der „Stand der Technik“ ein Schlüsselbegriff. Wenn es um Softwareentwicklung geht, bezeichnet „Stand der Technik“ die Sammlung aller Dokumentation, Kenntnisse und Studien, die öffentlich verfügbar und auffindbar sind, über Technologien, Techniken, Methoden, Funktionsprinzipien und Implementierungen im Bereich der Informationstechnologie.

Und jetzt kommt der Kern (und die Grundlage vieler Frustration): Die BSFZ geht davon aus, dass von einem Softwareunternehmen erwartet werden kann, dass es, bevor es einen FZ-Antrag stellt, den für das Projekt relevanten Teil des „Stand der Technik“ sehr gut kennt. Die BSFZ betrachtet die Untersuchung des „Stand der Technik“ für ein geplantes Projekt grundsätzlich als normale und notwendige Arbeit für ein Softwareunternehmen (und daher als nicht förderfähig).

Einige wichtige Schlussfolgerungen aus dieser Bewertungsweise:

• Die BSFZ lehnt ein Projekt ab, wenn sie der Meinung ist, dass der „Stand der Technik“ ausreichendes Wissen, Techniken, Methoden und Tools bietet, um das angestrebte Ziel mit “normaler“ Entwicklungsarbeit zu erreichen.
• Eine mögliche Lernkurve oder technologische Umstellung, die ein Softwareunternehmen durchlaufen muss, ist kein Grund für die Gewährung einer Zulage. Es spielt für die BSFZ also keine Rolle, ob ein Softwareunternehmen sich neue Techniken/Wissen/Methoden für ein Projekt aneignen muss, solange diese als Teil des „Stand der Technik“ angesehen werden können.
• Der „Stand der Technik“ ist bei der Bewertung des Kriteriums „Risiko“ genauso maßgeblich. Häufig genannte Unternehmensrisiken (wie Akzeptanz durch Kunden/Nutzer, Benutzeroberfläche, Entwicklungskosten, wirtschaftliche Machbarkeit) sind grundsätzlich nicht relevant. Aber auch technische Risiken sind aus Sicht der BSFZ nur dann tatsächlich ein Risiko, wenn der „Stand der Technik“ nicht ausreichend Anhaltspunkte bietet, um die Erfolgschancen einzuschätzen.
• Nahezu alle Ablehnungen, die uns vorgelegt wurden, lassen sich auf die Haltung der BSFZ zum „Stand der Technik“ zurückführen. Einerseits oft explizit. Dann lesen Sie, dass der Gutachter der Ansicht ist, dass ausreichendes Wissen vorhanden ist, um das Ziel zu erreichen. Aber genauso oft auch implizit. Dann lesen Sie Texte wie:

„Aus den von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen kann ich nicht ableiten …“.

Dies bedeutet immer, dass der Gutachter versucht, den „Stand der Technik“ zu prüfen, aber die Informationen im Antrag (und/oder Nachforderung) bieten zu wenig technische Details, um dies beurteilen zu können.

Haben FZ-Anträge für Softwareentwicklung überhaupt Sinn?

Ja, sicherlich.

Es werden durchaus viele softwarebezogene Anträge bewilligt. Ein Unternehmen muss keineswegs Grundlagenforschung betreiben, um für die Forschungszulage in Frage zu kommen. Sie sollten jedoch verstehen, dass im Projekt mindestens etwas Besonderes herausgestellt werden muss, bei dem Kreativität, technische Unsicherheit und Abweichungen von dem, was viele vergleichbare Softwareunternehmen tun, eine Rolle spielen. Ein Antrag auf Forschungszulage muss eine explizite Begründung dafür enthalten, wie der „Stand der Technik“ herausgefordert wird und warum es unsicher ist, dass das Ziel des Projektes erreicht wird. Anstatt viel Energie darauf zu verwenden, Ihr Projekt so umfassend wie möglich zu beschreiben, sollten Sie sich zunächst auf Folgendes beschränken:

1. Wählen Sie Teile des Projekts aus, bei denen Sie selbst der Meinung sind, dass etwas Besonderes passiert. Das bedeutet etwas, was Sie nicht schnell bei anderen Softwareunternehmen finden werden.
2. Versuchen Sie, in Ihren eigenen Worten zu beschreiben, wie Sie den „Stand der Technik“ in Bezug auf diesen besonderen Teil sehen.
3. Begrenzen Sie das, was entwickelt wird, im Vergleich zu dem beschriebenen „Stand der Technik“, und versuchen Sie zu begründen, wie es im Projekt herausgefordert wird und warum das schwierig ist.

Auf diese Weise entsteht der notwendige Inhalt für die Forschungszulage. Zunächst, um zu beurteilen, ob Sie überhaupt ein erfolgversprechendes Projekt haben. Wenn etwas Plausibles entsteht, haben Sie Inhalte, die Sie direkt für einen FZ-Antrag verwenden können. Wenn es Ihnen auf keine Weise gelingt, auf diese Weise etwas Glaubwürdiges zu beschreiben, können Sie davon ausgehen, dass es keinen Sinn macht, die Forschungszulage für das vorliegende Projekt zu beantragen.

Het bericht Wie Softwareprojekte mit Fokus auf den Stand der Technik für die steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung beurteilt werden. verscheen eerst op Die Forschungszulage für Hard- und Softwareentwickler.

Änderungen im Forschungszulagengesetz per Referentenentwurf angekündigt

Ab dem 1. Januar 2024 erweitert das neue Forschungszulagengesetz (FZulG) die Fördermöglichkeiten für Forschung und Entwicklung erheblich durch höhere Förderquoten, erweiterte Förderfähigkeit von Investitionen und eine verdreifachte maximale Bemessungsgrundlage.

Bericht der Venderion GmbH

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Gute Nachrichten für Unternehmen, die intensiv und langfristig in Forschung und Entwicklung investieren und die Forschungszulage nach FzulG auf dem Schirm haben oder das noch vorhaben! Ab dem 1. Januar 2024 sind signifikante Änderungen im Forschungszulagengesetz per Referentenentwurf angekündigt, die die Möglichkeiten zur finanziellen Unterstützung für FuE-Projekte erheblich erweitern.

• Investitionen in projektzuzuordnende Ressourcen: Zukünftig werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die im Rahmen von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben eigenbetrieblich verwendet werden und für das Projekt unerlässlich sind, förderfähig sein. Dies umfasst Maschinen, Werkzeuge und mehr.

• Erhöhung der Förderung für Auftragskosten: Der förderfähige Anteil von Aufwendungen für Auftragsforschung werden von 60% auf 70% angehoben, was effektiv einer erhöhten Förderrate von 17,5% statt 15% auf diese entspricht.

• Neue maximale Bemessungsgrundlage: Die Obergrenze für förderfähige Aufwendungen wird von 4 auf 12 Millionen Euro pro Jahr erhöht. Unternehmen, vor allem jene als Teil größerer Unternehmensverbünde, können somit eine erheblich höhere finanzielle Unterstützung für ihre FuE-Projekte erhalten.

Diese Änderungen sind ein erheblicher Anreiz für Unternehmen und Unternehmensgruppen, die sonst von der maximalen Bemessungsgrundlage von vier Millionen limitiert wurden, sich die Forschungszulage genauer anzusehen und diese fundiert sowie regelmäßig anzugehen. Weiterhin sollten jedoch alle Unternehmen, vom Einzelunternehmen über unseren innovationsstarken Mittelstand bis hin zum Großkonzern, die Gelegenheit nutzen, ihre FuE-Bemühungen zu intensivieren und von den erweiterten Fördermöglichkeiten zu profitieren.

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Mit der Einführung der Forschungszulage folgt die deutsche Regierung dem niederländischen Beispiel und Erfolgsmodell.

Die Forschungszulage stärkt Deutschlands Innovationsförderung nach niederländischem Vorbild und bietet Unternehmen flexible, steuerliche Unterstützung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte.

M. Van Dam | Co-founder at Venderion GmbH

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Innovation ist eine wichtige Komponente in den politischen Strategien der meisten EU-Mitgliedstaaten. Fast jedes Land in der Europäischen Union fördert Innovation mithilfe nationaler und/oder regionaler Förderinstrumente.

So ähnelt die in 2020 eingeführte Forschungszulage stark der 1994 in den Niederlanden eingeführten Steuerregelung “ WBSO„. Beide Programme richten sich an steuerpflichtige Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Investiert ein Unternehmen in Projekte der Forschung und Entwicklung und erfüllt die technologischen Anforderungen für eine Förderung, kann ein Teil der Projektaufwendungen aus staatlichen Mitteln finanziert werden.

Die Forschungszulage soll den Investitionsstandort Deutschland weiter voranbringen. Ein großer Vorteil, den die Forschungszulage dabei gegenüber der niederländischen WBSO-Regelung mitbringt, ist die Flexibilität im Antragsverfahren. Ein großer Unterschied zur niederländischen Variante besteht darin, dass ein deutsches Unternehmen, neben der klassischen Beantragung im Voraus, auch rückwirkend, bereits abgeschlossene oder laufende Projekte, beantragen kann. Wenn ein FuE-Projekt nach dem 1. Januar 2020 begonnen wurde, kann ein Antrag bis spätestens 2023 gestellt werden, um FZ-Möglichkeiten optimal zu nutzen.

Immer mehr Unternehmen finden den Weg zur Forschungszulage, aber es handelt sich noch um ein relativ neues und unbekanntes Angebot des Bundes. Von der ersten Einreichungsmöglichkeit im Herbst 2020 haben deutsche Unternehmen über alle Branchen hinweg bis zum 6. Juli 2021 offiziell gerade einmal 2.850* Projekte eingereicht, von denen ganze 2.373 positiv bewertet wurden. Dabei ist außerdem zu beachten, dass ein Unternehmen Antrage für mehrere Projekte gleichzeitig stellen kann. Zum Vergleich: Im Jahr 2020 nahmen in den Niederlanden ganze 19.678** Unternehmen die FuE-Förderung WBSO in Anspruch.

Um sich für die Förderung zu qualifizieren, ist es sehr wichtig, ein Projekt mit der entsprechenden Projektbeschreibung einzureichen. Die mit den Entwicklungen verbundenen Risiken und das Ausmaß, in dem sie von den täglichen Aktivitäten abweichen, müssen klar dargelegt werden.

Die Unternehmer haben die Wahl, entweder einen Antrag in Eigenregie zu stellen oder sich für einen Partner zu entscheiden. Im letzteren Fall ist es unerlässlich, dass der Antragsteller Spezialisten wählt, die über Erfahrung und Kenntnisse zum eigenen Wirtschaftszweig und der spezifischen Förderung mitbringt. Ob Biochemie-, Medizin-, Hard- oder Softwareunternehmen, Unternehmen aus allen Branchen mit innovativen Projekten können sich bewerben und von der Forschungszulage profitieren.

Es ist davon auszugehen, dass die Nutzung der Forschungszulage in den kommenden Jahren in allen Branchen merklich zunehmen wird.

„Ein exponentielles Wachstum der Zahl an Unternehmen, die das Forschungszulagengesetz nutzen, sollte in den nächsten Jahren im Bereich des Möglichen sein“

,erwartet John Adams, Direktor Technische Beratung bei Venderion. Alle Ampeln stehen auf Grün, die Regierung ist sehr daran interessiert, innovative Projekte zielgerichtet zu fördern, und wir verfolgen die Trends genau, um Antragsteller effizient und erfolgreich zu unterstützen. In steuerlicher Hinsicht kann es sowohl für große als auch für kleine Unternehmen interessant sein, die FZ zu nutzen.

* Quelle:  https://www.fdpbt.de/sites/default/files/2021-07/1931672.pdf
** Quelle:  https://www.bedrijvenbeleidinbeeld.nl/beleidsinstrumenten/wbso

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Innovatoren lassen potenzielle Steuervorteile liegen

Das Forschungszulagengesetz bietet deutschen Unternehmen, insbesondere auch Softwarefirmen, eine attraktive steuerliche Förderung für innovative FuE-Projekte, erfordert jedoch eine sorgfältige Antragstellung nach klar definierten Kriterien.

M. van Dam | Co-founder at Venderion GmbH

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Die Bundesregierung hat ihre Wege zur Innovationsförderung durch das Forschungszulagengesetz bereits 2020 erweitert. Auch Software-Unternehmen könnten davon profitieren, doch das Förderprogramm birgt auch einige Hürden.

Innovationsvorhaben deutscher Unternehmen sollen branchenübergreifend und deutlich unbürokratischer gefördert werden, als das bisher der Fall gewesen ist. Gelingen soll dies durch eine rückwirkende Bezuschussung von Personalkosten im Rahmen des Forschungszulagengesetzes aus dem Jahr 2020.

Mit diesem Schritt möchte Deutschland seine Position als Investitions- und Forschungsstandort stärken, allerdings ist Deutschland hiermit eines der letzten europäischen Länder, welches steuerrechtliche Fördergelder einführt. In anderen Ländern gibt es vergleichbare Förderprogramme schon länger, wie zum Beispiel die österreichische Forschungsprämie seit 2012 sowie die niederländische WBSO seit 1994.

Obwohl sich die Konzepte der Förderprogramme grob ähneln, gibt es deutliche Unterschiede in Bezug auf Finanzierung und Antragsstellung. Bei der Forschungszulage erzielbar ist ein Fördersatz von 25 Prozent auf die Personalkosten für Forschungs- und Entwicklungs-, im Folgenden kurz FuE-Vorhaben. Immer mehr Unternehmen finden mittlerweile den Zugang zur Forschungszulage, aber es handelt sich immer noch um ein recht neues und unbekanntes Instrument.

Von der ersten Möglichkeit zur Einreichung im September 2020 bis zum 6. Juli 2021 wurden gerade einmal 2.850 FuE-Vorhaben aus der gesamten Bundesrepublik über alle Branchen verteilt eingereicht. Zum Vergleich die Situation in den Niederlanden: Im Jahr 2020 nahmen 19.678 niederländische Unternehmen die FuE-Förderung WBSO in Anspruch; und das bei deutlich geringerer Anzahl an infrage kommenden Unternehmen im Vergleich zur Bundesrepublik.

Was kommt für die Forschungszulage in Frage?

Sowohl innerbetrieblich durchgeführte Projekte als auch Auftragsforschung werden von der Forschungszulage eingeschlossen. Im Vergleich zu anderen FuE-Förderinitiativen unterscheidet sich die Forschungszulage besonders in Bezug auf die geförderten Projektaufwendungen.

Im Fokus stehen dabei Aufwendungen für den Einsatz von Personal, was sie besonders attraktiv für Arbeitsstunden-intensive Vorhaben macht. Der Fördersatz beträgt 25 Prozent auf eine maximale Bemessungsgrundlage von 4 Mio. Euro pro Wirtschaftsjahr. Darüber hinaus können auch Tätigkeiten im Bereich der Auftragsforschung bis zu 60 Prozent geltend gemacht werden.

Die Förderung wird in Form einer Steuergutschrift vollzogen, welche dann mit der Steuerbelastung des Unternehmens verrechnet wird. In jenen Fällen, in denen keine Steuern bezahlt werden müssen, z.B. durch kleine, innovative Start-ups, wird die Zulage ausgezahlt. Und das auch für bereits begonnene und abgeschlossene Projekte, sofern diese nicht früher als 2020 starteten.

Wir sind kein Forschungsunternehmen. Können wir trotzdem gefördert werden?

Grundsätzlich sind es vier Kernkriterien, die ein FuE-Vorhaben erfüllen muss. Im Folgenden werden diese Kriterien genauer erläutert:

Neuartigkeit

Das Kriterium der Neuartigkeit setzt voraus, dass die Tätigkeiten innerhalb des FuE-Vorhabens auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse abzielen, um neue Produkte/Verfahren/Dienstleistungen zu entwickeln, die originär sind.

Systematik

Systematisch richtet sich in diesem Sinne auf die Planmäßigkeit und Budgetierung des gesamten Projekts. Jegliche (voraussichtliche) Tätigkeiten der am FuE-Vorhaben Beteiligten müssen dokumentiert und auch der finanzielle Rahmen muss angegeben werden.

Ungewissheit

Die Ungewissheit ist ein besonders wichtiger Punkt im Antrag. Zu Beginn des Projekts sollte keine sichere Lösung vorhanden sein, sondern durch auf experimentelle Art und Weise herausgefunden werden.

Übertragbarkeit/Reproduzierbarkeit

Die Ergebnisse, welche durch das Projekt gewonnen werden, müssen übertragbar und reproduzierbar sein. Im Bereich der Softwareentwicklung sind die Beurteilungen oft noch strenger. So werden zum Beispiel keine Vorhaben angenommen, welche nur bestehende Technologien und Methoden implementieren.

Projektbewertung und Antragsstellung können herausfordernd sein

Die Antragsstellung erfolgt zunächst komplett elektronisch über das Portal der Bescheinigungsstelle Forschungszulage. Allerdings bringen manche Schritte im zweiteiligen Antragsprozess auch hier einigen bürokratischen Aufwand mit sich, was leider immer noch viele Unternehmen abschreckt. Der Text des Antrages muss stark argumentieren, warum das entsprechende FuE-Vorhaben die vier Kern-Prüfkriterien erfüllt. Dieser Prozess kann sehr zeitintensiv sein und erfordert das Fachwissen zu Projekt und Kriterienkatalog.

Nachdem der Antrag eingereicht und Nachforderungen beantwortet wurden, beginnt der zweite Teil der Antragsstellung. Mit Erhalt eines positiven Bescheides der Bescheinigungsstelle Forschungszulage beginnt die Arbeit am Antrag pro abgeschlossenes Wirtschaftsjahr beim jeweiligen Finanzamt des antragstellenden Unternehmens. Dies erfordert u. A. eine genaue Dokumentation der aufgewendeten Stunden der im FuE-Vorhaben beteiligten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Parallel zur Steuererklärung und nach finaler Prüfung und Einreichung des jeweiligen Steuerbüros mündet der Antragsprozess auf Forschungszulage alljährlich in der nächstmöglichen Festsetzung der Einkommenssteuer in Form einer Steuerermäßigung oder eben einer -rückerstattung bei einer die zu zahlende Steuersumme übersteigenden Fördersumme.

John Adams, Mitgründer der Venderion GmbH, rät aber zur Zuversicht: „Wer entsprechende Entwicklungsprojekte durchgeführt bzw. geplant hat, sollte nicht großartig zögern und sich die Forschungszulage ansehen. Auch in Eigenregie kann man über einen längerfristigen Zeitraum von ihr profitieren.“

Der Prozess der Antragstellung sei für jeden machbar, so Adams. „Es kommt jedoch oft auf die Feinheiten an und ein Blick von außen kann die entscheidenden Erkenntnisse offenbaren; gerade, wenn man sich unsicher ist, ob eigene Projekte Potenzial mit sich bringen.“ Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner erhöhe die Erfolgschancen und decke die administrative Seite ab, sodass sich das Unternehmen auf den eigentlichen Projekten widmen könne.

Gestandenes Softwareunternehmen unter den ersten erfolgreichen Antragstellern

Die Sander und Doll AG entwickelt und vertreibt seit Jahrzehnten kaufmännisch orientierte Branchenlösungen für die verschiedenen Gewerke des Bausektors im deutschsprachigen Raum.

Schlüsselfaktor für das seit den 80er Jahren stetig wachsende Unternehmen, ist die Technologieführerschaft der im Hause entwickelten Produkte in den bearbeiteten Teilmärken. Das äußert sich besonders in der Umsetzung innovativer Konzepte und Projekte sowie der schnellen Implementierung branchenspezifischer Funktionalitäten.

Im Bereich der Apps für Apple iOS und Google Android-Geräte liegt eine Herausforderung für Sander & Doll darin, unterschiedlichste Anwendungen wie z.B. mobile Zeiterfassung oder Inventur-Erfassung auf mehreren Betriebssystemen zu entwickeln und häufig an eingehende Anforderungen anzupassen. Im Rahmen ihres beantragten FuE-Vorhabens wollte man diesen Entwicklungsprozess vereinfachen und beschleunigen.

Ziel war es, eine neue Technologie zu entwickeln, die neue oder kundenspezifische Anforderungen erfüllt, ohne dass neuer Code erzeugt werden muss. Eine solche „metadata driven“ App sollte also die Arbeitsschritte der Programmiererinnen und Programmierer ersetzen, und lediglich durch Beschreiben/Konfigurieren neue Anwendungen bereitstellen.

Da es zu Beginn des Projekts einige Unsicherheiten gab und man herausfinden musste, ob es überhaupt möglich sein kann, eine solche Technologie zu entwickeln, war viel konzeptuelles Planen sowie einige Experimente und das Anfertigen von Prototypen notwendig. Es wurde versucht, eine eigene, kreative Lösung zu finden.

Damit waren die wichtigsten Kriterien für die Forschungszulage erfüllt: Neben der Neuartigkeit bestand ein großer Grad an Ungewissheit in der Notwendigkeit der Experimente und Prototypen sowie geforderte Systematik durch die genaue Planung des Projekts. Außerdem ist das Endprodukt, eine Software zur Automatisierung von Entwicklungsprozessen, reproduzierbar sowie übertragbar und könnte damit nicht nur dem Antragsteller, sondern der gesamten Branche dienen.

Für Peter Doll, Geschäftsführer der Sander & Doll AG, war die Zusammenarbeit mit Venderion ausschlaggebend für die erfolgreiche Beantragung der Forschungszulage. Ein Schlüsselfaktor sei dabei die Spezialisierung auf Softwareentwicklung gewesen: „Innerhalb weniger Gespräche waren wir auf derselben Ebene und konnten effizient den gesamten Prozess der Antragstellung durchlaufen.“

Het bericht Innovatoren lassen potenzielle Steuervorteile liegen verscheen eerst op Die Forschungszulage für Hard- und Softwareentwickler.